Le nombre croissant des sinistres liés aux voyages a engendré un déséquilibre de notre contrat d’assurance Arcange. Afin de rétablir cette situation et conformément à la décision de l’assemblée générale du Mouvement, à compter du 1er octobre 2023, il sera demandé aux adhérents qui s’inscrivent à un voyage ou séjour une «contribution voyage» égale à 1,5 % du prix du voyage ou séjour auquel ils s’inscrivent.
Cette somme doit être collectée par l’association organisatrice puis reversée globalement à la Fédération départementale pour compléter le montant des cotisations qu’elle perçoit déjà dans le système actuel. Avec cette contribution complémentaire voyage, la Fédération départementale pourra alors supporter la hausse du coût de la prime d’assurance et maintenir le même niveau de garanties qu’elle apporte en matière de tourisme.
La contribution est obligatoire pour tout voyage signé avec un opérateur à compter du 1er octobre 2023 (1er janvier 2024 pour tout voyage ANCV). Voici la procédure en 7 étapes :
- En s’identifiant dans ce formulaire, l’organisateur du voyage reçoit instantanément un courriel lui précisant le N° du voyage qu’il vient de créer. Il peut ainsi, et lui seul (confidentialité) retrouver à tout moment les éléments qu’il a déjà saisis pour ce voyage, et par exemple, compléter la liste des participants
- La contribution de 1,5% est collectée par l’organisateur du voyage sur le premier acompte versé par l’adhérent qui s’inscrit. La collecte se fait ainsi à mesure des inscriptions
- Le formulaire prévoit également, d’un simple clic, d’«exporter le voyage en pdf». L’organisateur génère ainsi un document imprimable sur lequel figurent, à date, tous les éléments renseignés. À J-7 avant la date de départ du voyage, il édite et envoie ce document déclaratif à sa Fédération, accompagné du paiement correspondant à la contribution voyage globalement collectée.
- En retour, la Fédération délivre à l’association un récépissé de cette déclaration et du paiement de la contribution. Pour toute demande d’annulation ou d’assistance, Mutuaide exigera une copie de ce récépissé de déclaration et vérifiera que l’adhérent était bien inscrit au séjour.
La procédure complète :
ENTRE L’ASSOCIATION ORGANISATRICE DU VOYAGE/SÉJOUR ET L’ADHÉRENT QUI S’Y INSCRIT
1
Le club ou l’association signe un contrat avec un prestataire pour proposer un voyage ou séjour à ses adhérents.
2
L’organisateur enregistre ce voyage dans un formulaire unique, accessible depuis Saga (fiche-profil à jour). Ce formulaire comprend deux parties :
- Descriptif du voyage
- Enregistrement des inscriptions, avec ajout automatique des 1,5 % de la contribution voyage attendue pour déterminer le prix de vente du voyage à l’adhérent
3
En s’identifiant dans ce formulaire, l’organisateur du voyage reçoit instantanément un courriel lui précisant le N° du voyage ou séjour qu’il vient de créer. Il peut ainsi, et lui seul (confidentialité) retrouver à tout moment les éléments qu’il a déjà saisis pour ce voyage ou séjour, et par exemple, compléter la liste des inscrits.
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La contribution voyage de 1,5% est collectée par l’organisateur du voyage ou séjour sur le premier acompte versé par l’adhérent qui s’inscrit. La collecte se fait ainsi à mesure des inscriptions.
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Le formulaire unique de déclaration prévoit également, d’un simple clic, «exporter le voyage en pdf». L’organisateur génère ainsi un document numérisé, imprimable, sur lequel figurent, à date, tous les éléments renseignés.
ENTRE L’ASSOCIATION ORGANISATRICE DU VOYAGE/SÉJOUR ET SA FÉDÉRATION DÉPARTEMENTALE
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Au plus tard à J-7 avant la date de départ du voyage ou séjour, l’organisateur édite et adresse son formulaire de déclaration unique à sa Fédération départementale, accompagné du paiement correspondant à la contribution voyage globalement collectée.
7
En retour, la Fédération départementale délivre à l’association un récépissé de cette déclaration et du paiement reçu au titre de la contribution voyage. Pour toute demande d’annulation ou d’assistance, Mutuaide exigera une copie de ce récépissé de déclaration et vérifiera que l’adhérent était bien inscrit au voyage ou séjour.
Les supports à disposition :
La contribution voyage :
