Vous utilisez le module Comptabilité de Saga ? Alors, vous avez forcément remarqué dans le menu une nouvelle rubrique « Notes de frais« , apparue depuis peu…
Ainsi, pour faciliter la gestion des remboursements dans votre association, vous pouvez inviter les responsables et bénévoles à soumettre leurs notes de frais directement en ligne via SAGA, en leur adressant le message suivant (que vous pourrez personnaliser) :
- Déclarez vos notes de frais en ligne !
- Cliquez sur ce lien pour y accéder : Lien personnalisé (propre à chaque organisation)
- Si vous avez un compte, cliquez et accédez au module.
- Si vous n’avez pas encore de compte, créez en un d’abord.
Seule condition, que les bénéficiaires possèdent un compte configuré (adresse mail + mot de passe) dans Saga. Ensuite, à partir du lien mis à disposition par l’association ou depuis chaque profil :
1 – Demande de remboursement simplifiée pour les utilisateurs
Les responsables/bénévoles peuvent facilement envoyer leurs notes de frais via un formulaire dédié :
- Télécharger ou prendre en photo les factures ou reçus,
- Saisir les informations essentielles : montant, date, catégorie et description,
- Une confirmation automatique de soumission sera automatiquement adressée par mail.
2 – Gestion et suivi pour les administrateurs
Les administrateurs principaux et comptables ont accès à une interface centralisée pour gérer les notes de frais de leur organisation :
- Partager un lien d’invitation à des contacts,
- Créer des notes de frais pour ses membres,
- Visualiser toutes les notes de frais dans un tableau,
- Filtrer par statut, date, montant, catégorie ou contact,
- Valider, rejeter ou confirmer le remboursement de la note de frais.
3 – Intégration comptable automatique
- Les catégories de dépenses sont automatiquement associées au plan comptable,
- Les écritures d’engagement sont générées lors de la validation de la note,
- Les écritures sont stockées dans « Dettes » jusqu’à confirmation du paiement,
- L’export de paiement est finalisé lorsque le statut de remboursement est confirmé.
