Les outils informatiques n’en finissent pas d’offrir des solutions de plus en plus performantes pour faciliter le quotidien des responsables associatifs. A partir d’un enregistrement audio ou vidéo d’une réunion, ils sont désormais capables de rédiger un compte rendu exhaustif que vous n’aurez plus qu’à intégrer à votre registre des délibérations ! Finies les prises de notes rébarbatives et parfois approximatives, les relectures fastidieuses avant de se mettre d’accord, etc…
Mais est-ce vraiment si simple ?
Rappelons tout d’abord que d’une manière pratique, il est inutile et même contreproductif de transposer dans un compte-rendu ou procès-verbal l’intégralité des 3 heures de débats d’une séance.
L’objectif est même au contraire d’exposer clairement et succinctement les questions, de relever de manière concise les divers avis et d’officialiser la décision prise par l’instance, afin qu’elle soit partagée et facilement consultable. Il restera donc nécessaire de retravailler en profondeur les 180 pages de la transcription clinique que vous aura fournie le logiciel… Un gain de temps, vraiment ?
Souvenons-nous par ailleurs que l’association étant un lieu privé, elle doit non seulement respecter le « droit à l’Image » et le « droit à la Voix » mais aussi le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ! La loi lui impose ainsi d’informer, avant tout enregistrement partiel ou total de l’une de ses réunions, chaque participant qui sera susceptible d’être identifié (« image » ou « voix »). En effet, l’article 226-1 du Code pénal prévoit que l’enregistrement d’une personne à son insu, sans son consentement, est passible de sanctions.
L’association doit également indiquer à quel usage est destiné l’enregistrement, mais aussi comment et combien de temps il sera conservé. L’association devra alors obtenir le consentement de chaque participant (le cas échéant, après accord de celui-ci sur d’éventuelles solutions alternatives protégeant ses droits telles que floutage ou filtrage, etc.).
Cependant, si un administrateur élu n’est pas consentant pour que la séance du CA soit enregistrée alors maintenir l’enregistrement et lui permettre de quitter la séance n’est pas une réponse car on le prive de la possibilité de remplir le mandat pour lequel il a été élu, ce qui n’est pas possible.
